管理業務報告書はどこを見る？賃貸オーナーが確認したい項目と次の判断

管理会社へ賃貸物件を委託していると、管理業務報告書という書類が届きます。封を開けて振込金額だけ確認し、あとはファイルへ綴じている、という方もいます。

けれども報告書は、入金の明細であると同時に、その物件がいま置かれている状態の記録でもあります。滞納が始まっているのか、空室がどれくらい続いているのか、入居者から何が申し出られているのか。手を打つかどうかを決める材料は、この1枚に入っています。

報告書に何が書かれ、どの欄がどんな判断につながるのか。賃貸住宅管理業法が定めている中身と、当社が報告書を作成して説明する側で経験してきたことの両方から見ていきます。

執筆・発行：株式会社イエリテ
公開日：2026年9月1日
情報確認日：2026年9月1日

報告書で見るところは、振込金額の手前に4つあります

先に結論を書きます。報告書が届いたら、次の4か所を順に見てください。

振込金額は結果です。結果だけを見ていると、原因が動き始めていることに気づけません。

管理業務報告書とは、法律で交付が義務づけられた報告です

登録を受けた賃貸住宅管理業者が、法の対象となる管理受託契約について行う定期報告は、会社が任意で送っている案内ではありません。賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（賃貸住宅管理業法）20条は、賃貸住宅管理業者に対し、管理業務の実施状況などについて定期的に委託者へ報告することを義務づけています（出典：賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律）。どの契約が対象になるかは条件があり、あとの見出しで整理します。

報告書に必ず書かれる3つの事項

同法施行規則40条1項は、報告書へ記載する事項として次の3つを定めています（出典：同法施行規則）。

• 報告の対象となる期間
• 管理業務の実施状況
• 管理業務の対象となる賃貸住宅の入居者からの苦情の発生状況及び対応状況

3つ目の苦情に関する欄が法定の記載事項であることは、覚えておく価値があります。入居者からの申し出は、管理会社が処理して終わりにしてよい社内の出来事ではなく、オーナーへ報告される対象として制度上位置づけられているということです。

「管理業務の実施状況」に何が含まれるかについて、国土交通省は賃貸住宅管理業法ポータルサイトで、家賃等の金銭収受状況や維持保全の実施状況などを挙げています。入出金の欄と点検・修繕の欄は、この項目に対応するものと考えられます。

頻度は「1年を超えない期間ごと」が法令上の最低ラインです

同じ規則40条1項は、報告の時期を「管理受託契約を締結した日から一年を超えない期間ごと」および「管理受託契約の期間の満了後遅滞なく」と定めています。

つまり、法令が求めている最低ラインは年1回です。毎月の報告は法令上の義務ではなく、管理受託契約の定めや管理会社の実務によります。毎月送金明細が届いている場合でも、それが法令上の管理業務報告書なのか、送金の案内なのかは、書面の表題と記載事項で見分けられます。

交付方法は書面が原則で、メールなどは承諾が前提です

規則40条2項以下は、委託者の承諾を得た場合に、電子メールやウェブ上での閲覧といった電磁的方法で提供できると定めています。承諾を得る前に方法の種類と内容を示す必要があり、委託者が電磁的方法を拒む旨を申し出た場合は用いてはならないとされています（同条7項）。

紙で受け取りたい、という希望は伝えてかまいません。

報告書が届かない・内容が薄いときに確認すること

報告書が来ない場合、直ちに管理会社の違法行為だと決めつけることはできません。法20条の義務が及ぶ範囲には、いくつか条件があるためです。

確認1：管理会社が登録業者かどうか

法2条3項は「賃貸住宅管理業者」を、法3条1項の登録を受けて賃貸住宅管理業を営む者と定義しています。そして法3条1項ただし書は、事業の規模が国土交通省令で定める規模未満のときは登録義務の対象外としており、その規模は施行規則3条で管理戸数200戸とされています。

したがって、管理戸数200戸未満で登録を受けていない会社には、法20条の定期報告義務そのものが及びません。登録を受けていれば、戸数にかかわらず義務の対象です。

登録の有無は、国土交通省の建設業者・宅建業者等企業情報検索システムで調べられます。検索できる業種に賃貸住宅管理業者が含まれています。

確認2：法施行前の契約で、その後更新されていないか

同法附則3条1項は、「第十四条及び第二十条の規定は、この法律の施行前に締結された管理受託契約については、適用しない」と定めています。施行日は2021年6月15日です。

ただし、経過措置がそのまま続くとは限りません。国土交通省の賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方第20条関係は、法施行前に締結された管理受託契約について、法施行後に更新された場合、形式的な変更と認められる場合であっても、更新された後においては賃貸人に対して法20条に基づく報告を行うべきであるとしています。更新前についても、可能な限り早期に報告を行うことが望ましいとされています。

したがって、確認する順番は次のようになります。

1. その管理委託契約を最初に結んだのは2021年6月15日より前か
2. 前であれば、その後に更新されていないか。自動更新・条件を変えない形式的な更新も含めて確認する
3. 更新されていれば、更新後の期間については法20条に基づく報告の対象になる

相続でアパートを引き継ぎ、親の代からの契約を継続している場合も、契約をどう承継したのか（そのまま引き継いだのか、名義を変えて結び直したのか）と、その後に更新があったかを確認してください。契約が古いというだけで、報告を求められないと考える必要はありません。

確認3：契約書の報告に関する条項

法令の義務が及ばない場合でも、報告を求める根拠がなくなるわけではありません。

管理委託契約のうち、委任・準委任に当たる事務については、民法645条や、法律行為でない事務の委託に委任の規定を準用する656条が問題になります。645条は「受任者は、委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理の状況を報告し、委任が終了した後は、遅滞なくその経過及び結果を報告しなければならない」と定めています。

ただし、管理委託契約の全部が当然にこれらの規定の対象になるわけではありません。契約の法的性質も、報告を求められる範囲も、実際の契約内容によって変わります。求めればどんな内容でも報告してもらえる、というものではない点に注意してください。

あわせて、自分の管理委託契約書に報告の頻度・内容がどう定められているかを確認してください。国土交通省は賃貸住宅標準管理受託契約書（令和3年4月23日公表）を示していますが、これは参考として示された様式であり、使用が義務づけられているものではありません。実際に効力を持つのは、締結した契約書に書かれている条項です。

入出金欄は「誰から入ったか」だけでなく「通常収納か立替か」を見ます

ここが、当社が報告書を説明していて最も伝わりにくいと感じる部分です。

入金額が満額でも、家賃が支払われていないことがあります

家賃債務保証会社を利用している場合、入居者が家賃を払わなければ、保証会社が代わりに支払います。オーナーの口座には家賃相当額が入るため、通帳だけを見ていれば何も起きていないように見えます。

保証の基本的な仕組みは、保証人が主債務者の債務不履行時に履行の責任を負い（民法446条1項）、委託を受けた保証人が主債務者に代わって弁済したときは主債務者に対する求償権を取得する（民法459条1項）というものです。保証会社が支払ったからといって、入居者が家賃を支払わなかったという事実がなくなるわけではありません。ただし、実際の権利関係は各社の保証委託契約の内容によって異なるため、どの住戸でどんな処理が行われているかは個別に確認する必要があります。

「保証会社から入金＝滞納」とは限りません

ここで気をつけたいのは、保証会社名義で入金されていること自体は、滞納の証拠にならないという点です。

家賃債務保証には、保証会社が入居者の口座から家賃を引き落とし、貸主・管理会社へ送金する「集金代行」型の商品があります。日本セーフティーは集金代行方式について「借主様のご入金の有無にかかわらず、信託口より貴社のご指定口座へ直接立替送金いたします」と案内しており、沖縄県内で家賃保証を扱う琉球セーフティーの集金代行サービスも同様の説明をしています。この方式では、入居者がきちんと払っている月でも、オーナーへの送金元は保証会社です。

つまり、見るべきなのは次の違いです。

• 通常収納・送金：入居者が約定どおり支払い、保証会社または管理会社経由で送金されている
• 保証履行（立替・代位弁済）：入居者からの支払いがなく、保証会社が立て替えた

表示のされ方は会社によって違います

やっかいなのは、報告書のどこにこれが表れるかを一般化できないことです。規則40条が定める記載事項は先に挙げた3つで、立替や代位弁済の欄を設けるべきという定めはありません。「収納済」とだけ書く様式もあれば、入金の内訳を分けて書く様式もあります。

ですから、次のように確認するのが確実です。

• 保証会社の集金代行を利用している契約かどうか
• 今回の入金は通常の収納・送金なのか
• 入居者からの支払いがなく、立替や代位弁済が発生した住戸・月はあるか
• 発生している場合、何か月分か
• 管理会社が把握している範囲で、現在の対応状況はどうなっているか

滞納が判明した後の進め方は、家賃滞納が起きたときの対応手順で整理しています。

入出金の管理そのものには法令上の義務があります

法16条は、管理業務で受領する家賃・敷金・共益費その他の金銭を、自己の固有財産および他の管理受託契約に係る金銭と分別して管理することを義務づけています。施行規則36条は、その方法として、管理用の口座を固有財産の口座と明確に区分し、かつどの管理受託契約に基づくものかを帳簿により直ちに判別できる状態で管理することを定めています。

物件ごと・オーナーごとの専用口座までは求められておらず、帳簿で判別できる状態であれば足ります。なお、この義務も登録業者に課されるものです。

空室欄は「今の空室数」ではなく「続いている月数」を見ます

空室の欄で確認したいのは、現在いくつ空いているかよりも、それぞれの部屋がいつから空いているかです。

• 空室になった日付が書かれているか
• 前回の報告書と比べて、同じ部屋が空いたままになっていないか
• 募集条件（家賃・敷金・礼金・広告料の設定）が書かれているか
• 内見が入っているかどうかが分かる記載があるか

募集状況の記載は法定の記載事項ではないため、様式に欄がないこともあります。書かれていなければ、問い合わせ件数と内見件数を管理会社へ確認してください。

内見が入っているのに決まらないのか、そもそも内見が入っていないのかで、打つ手が変わります。前者は室内の状態や条件面、後者は家賃設定や募集の露出の問題である可能性が高くなります。この切り分けはアパートの空室が続く原因で詳しく扱っています。

苦情の欄は、退去や修繕費につながる兆候として読みます

苦情の発生状況と対応状況は、規則40条1項3号が定める法定の記載事項です。件数が少ないからと読み飛ばすと、判断材料を1つ捨てることになります。

見るポイントは3つあります。

• 繰り返されていないか。同じ内容の申し出が複数回続いている場合、対応が完了していない可能性があります。
• 建物側の不具合か、入居者間の問題か。前者は修繕の検討、後者は当事者への対応と、進め方が分かれます。
• 対応状況の欄が空欄になっていないか。発生の記録だけがあり対応が書かれていない場合は、その後どうなったかを確認します。

水回りの不具合や雨漏りの申し出が続いているなら、アパートの大規模修繕の進め方で扱っている修繕計画の検討時期に入っているかもしれません。騒音やゴミ出しの申し出が繰り返される場合の考え方は、騒音・ゴミ出しトラブルの対応にまとめています。

修繕欄は、承諾した工事と請求が合っているかを見ます

点検・修繕の欄では、実施された内容と費用が、自分が承諾した範囲と合っているかを確認します。

自分の契約書で次の3点を確認しておくと、報告書の読み方が定まります。

• オーナーの承諾なしに実施できる修繕の範囲
• 緊急時に管理会社の判断で対応できる範囲と、事後の報告の方法
• 費用をどちらが立て替え、どう精算するか

そのうえで、小さな修繕が繰り返されていないかを見てください。1回あたりの金額が小さくても、同じ設備の修繕が何度も出ているなら、部分的な修理を続けるより交換したほうが総額を抑えられる場合があります。修繕費と資本的支出では税務上の扱いも変わるため、判断に迷う場合は税理士へ確認してください（家賃収入の申告全般は家賃収入にかかる税金と確定申告の基本で扱っています）。

沖縄県南部で報告書を見るときに気をつけたいこと

沖縄で賃貸物件を持つ場合、台風のあとの記録の残り方が問題になることがあります。

台風による被害は、強風で飛来物が当たった、雨水が吹き込んだ、といった形で発生します。復旧を急ぐ場面では、まず対応が先に進み、記録が後回しになりがちです。火災保険を使う場合、写真・事故の日時・修理見積書などの資料提出を求められることがあります。何が必要かは保険会社・契約内容・事故の内容によって変わるため、被害が分かった時点で保険会社や代理店へ確認してください。

そのうえで、報告書の点検・修繕欄に、いつ・どこに・どのような被害があり、どう対応したかが残っているかを確認します。記載が簡略であれば、被害状況の写真を管理会社が保管していないか聞いておくとよいでしょう。台風被害への対応全体は賃貸物件の台風被害への対応で整理しています。

塩害の影響を受けやすい海沿いの物件では、外部階段の手すりや面格子の腐食といった小さな指摘が点検欄に出ることがあります。1回の報告では小さく見えても、記録が積み上がっていれば、修繕を計画的に検討する材料になります。

報告書を受け取ったら、管理会社へ確認したいこと

その場で聞けることを整理しておきます。

報告書は交付して説明するところまでが管理会社の義務とされている書面です（規則40条1項）。分からない欄を残したままにする必要はありません。

説明を求めても回答が得られない、報告そのものが行われないという状態が続く場合は、管理の委託先そのものを見直す段階に入ります。アパートの管理会社を変更する手順で、解約から引継ぎまでの流れを扱っています。

まとめ

管理業務報告書は、賃貸住宅管理業法20条と施行規則40条に基づき、登録業者が委託者へ交付して説明することとされている書面です。記載事項として定められているのは、報告の対象期間・管理業務の実施状況・入居者からの苦情の発生状況と対応状況の3つで、頻度の最低ラインは1年を超えない期間ごとです。

読むときは、振込金額ではなく、入金の内訳・空室の継続期間・苦情の対応状況・修繕の実施内容の4か所を見てください。入金元が保証会社であること自体は珍しくありませんが、それが通常の集金代行なのか、入居者が払わなかったための立替なのかで意味はまったく違います。

次に行うこととして、手元の直近の報告書を開き、この4か所に記載があるかを確認してみてください。記載がなければ、それ自体が管理会社へ聞くべきことです。あわせて、管理委託契約書の報告に関する条項と、修繕の承諾範囲を読み返しておくと、次の報告書からの読み方が変わります。

よくある質問（FAQ）

報告書に押印や署名をして返送するよう求められました。応じる必要はありますか。

一律に義務づける法令上の定めは確認できません。賃貸住宅管理業法が交付と説明を義務づけているのは管理会社の側です。取り扱いは管理委託契約や管理会社の運用によります。内容に納得できていない段階であれば、確認したい点を先に質問してから応じても差し支えありません。

管理会社を途中で変更した場合、前の会社の期間分の報告はどうなりますか。

契約期間の満了後にも報告書を交付することが定められています。施行規則40条1項は、1年を超えない期間ごとの報告に加えて、管理受託契約の期間の満了後遅滞なく報告書を作成し交付することも定めています。解約によって契約が終了する場合の取り扱いは契約条項にもよるため、解約の申し入れをする段階で、最終の報告と引継ぎ資料の範囲を確認しておくとよいでしょう。

報告書と、毎月届く送金明細は別のものですか。

書面の名称ではなく、記載事項で見分けます。報告の対象期間・管理業務の実施状況・苦情の発生状況と対応状況の3つが記載されていれば、規則40条1項が定める記載事項を満たしていることになります。送金額と控除額だけの明細であれば、法令上の報告書とは別のものと考えられます。

サブリース（一括借り上げ）の場合も同じ報告書が届きますか。

契約の形が異なるため、同じとは限りません。サブリースは管理受託とは契約の形が異なり、賃貸住宅管理業法でも別の章で規律されています。管理受託契約を前提とする法20条・規則40条がそのまま当てはまるとは限りません。契約の形がどちらなのかはサブリース（家賃保証）と管理委託の違いで確認してください。

そもそも管理を委託し続けるべきか迷っています。

委託先の変更のほかに、自主管理へ戻すという判断もあります。手間と費用の比べ方は相続したアパートは自主管理と管理委託どちらにするかで扱っています。管理会社がどこまでを担う立場なのかはアパート管理会社の仕事内容にまとめています。

参考資料（法令・公的資料）

• 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（令和2年法律第60号）2条3項・3条1項・12条1項・16条・20条・附則3条1項（2026年9月1日確認）
• 賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律施行規則（令和2年国土交通省令第83号）3条・36条・40条（2026年9月1日確認）
• 民法（明治29年法律第89号）446条・459条・645条・656条（2026年9月1日確認）
• 国土交通省「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方」第20条関係（令和5年3月31日施行版、2026年9月1日確認）
• 国土交通省「賃貸住宅管理業法ポータルサイト 管理業者の業務」（2026年9月1日確認）
• 国土交通省「賃貸住宅標準管理受託契約書」（令和3年4月23日公表）
• 国土交通省「建設業者・宅建業者等企業情報検索システム」（2026年9月1日確認）

ご利用にあたって

この記事は、2026年9月1日時点で確認できる法令・公的資料をもとに作成した一般的な情報です。個別の物件・契約・税務の判断は、契約内容や事情によって変わります。具体的な取り扱いについては、管理委託契約書の内容を確認のうえ、必要に応じて弁護士・税理士・行政の窓口へご相談ください。

この記事を書いた人

仲村 貢

株式会社イエリテ 代表

沖縄県南城市出身。住宅建築設計や不動産実務の経験を活かし、土地・戸建て・空き家・相続不動産などの売却や活用をサポートしています。お客様一人ひとりの事情に寄り添い、売る・残す・活用するといった選択肢を分かりやすく整理してご提案します。

売却だけでなく、賃貸や管理を含めた活用方法についてもご相談いただけます。